I tuoi dipendenti: una ricchezza, ma così difficile da gestire!

Quali sono i problemi dei dipendenti? Come ottenere il massimo del risultato dalla gestione del personale?

Sono davvero numerose le problematiche alle quali gli imprenditori devono far fronte quotidianamente quando si tratta di dipendenti.

Gestire il personale non è mai semplice e sono tante e sempre nuove le situazioni che possono causare disattenzioni e scarsa concentrazione sul lavoro da parte del lavoratore.

Causano danni all’azienda due dipendenti che non riescono ad andare d’accordo e non si parlano durante il lavoro, o semplicemente non hanno un’attitudine collaborativa. Ugualmente, è un problema un dipendente refrattario a seguire le procedure di reportistica codificate, che magari lavora bene ma rende difficile ai colleghi e ai superiori essere aggiornati su questioni importanti.
O, ancora, ci sono dipendenti sempre svogliati, o più interessati a questioni marginali e secondarie rispetto alla risoluzione dei problemi concreti.

Cambiano gli scenari, ma il risultato è sempre lo stesso: la gestione del personale è forse una delle aree più delicate che si possono incontrare dentro un’azienda.

Tanti problemi, tante soluzioni

Quando gli imprenditori ci chiedono di aiutarli nella riorganizzazione delle loro imprese, abbiamo spesso modo di raccogliere la loro insoddisfazione nei confronti dei dipendenti.

Là dove c’è un problema, però, c’è anche una soluzione; ecco perché abbiamo pensato a una serie di articoli dedicati ai problemi che ci vengono riferiti più spesso. Uno per uno, li passeremo in rassegna vedendo le possibili soluzioni.

“I miei dipendenti sono inadeguati!”

Può darsi.
Ma, in fondo, esistono persone adeguate in senso assoluto? O non si tratta piuttosto di trovare le persone giuste per un determinato ruolo?

In effetti uno dei problemi più comuni che ci vengono segnalati dagli imprenditori è quello di avere assunto personale inadeguato all’interno della propria azienda, inadatto a coprire le proprie mansioni nel team di cui fa parte.
Può capitare di fare una scelta sbagliata durante il processo di assunzione, ma è anche possibile rimediare all’errore senza dover necessariamente ricorrere a soluzioni drastiche.

Uno dei modi è lavorare sull’approccio stesso del dipendente nei confronti del suo lavoro.

Prima di tutto, è necessario entrare più nel dettaglio: Quali sono le problematiche di inadeguatezza del dipendente, rispetto al ruolo?

Le inadeguatezze che si possono registrare sono varie.
Talvolta dipendono da fattori individuali come il carattere, la personalità.
In altri casi derivano da fattori esterni scaturiti da una mancata ambientazione nel team di lavoro. Ecco un breve elenco dei problemi più comuni che fanno parlare di un “dipendente inadeguato”:

• Non comunicare con gli altri membri del team, non integrarsi nel gruppo di lavoro.
• Fare in maniera costante gli stessi errori senza tentativi di correggersi
• Lamentarsi abitualmente
• Provocare lamentele da parte del team
• Non adattarsi alle procedure aziendali
• …e tante altre!

Non tutto si può risolvere, ma è possibile affrontare il problema in due modi:

• Spostando la persona in un ruolo diverso, più consono al suo modo di essere
• Lavorando sui suoi difetti e le sue carenze, così che accetti la propria mansione e la svolga nel modo più corretto e produttivo possibile.

Nell’articolo dedicato a questo tema parleremo della mappatura delle competenze, lo strumento che viene utilizzato in ambito di organizzazione aziendale per analizzare e risolvere questo tipo di problema.

“Ma cosa fanno davvero tutto il giorno, i miei dipendenti?”

Spesso e volentieri gli imprenditori o i responsabili aziendali, per una serie di motivi, finiscono per perdere il contatto diretto con i “piani bassi” dell’azienda, o comunque quelli di poco inferiori al proprio.

Non sapere chi fa cosa porta alla spiacevole sensazione che nella propria azienda nessuno faccia niente (o quasi), ma soprattutto impedisce di prendere provvedimenti razionali per migliorare l’efficienza del lavoro e risolvere i problemi reali di organizzazione.

Questo accade soprattutto in aziende medie o medio-grandi e molto spesso deriva da un problema di comunicazione interna che fa danni un po’ a tutti i livelli – tra dipendenti o tra dipendente e imprenditore (o dirigente).

Per avere un team efficiente che svolga con precisione ed efficacia la propria mansione, invece, occorre comprenderne sia la realtà che le potenzialità.

I disagi più comuni derivanti da questa perdita di contatto, da questa mancanza di comunicazione, sono:

• Difficoltà e inefficienze nell’assegnazione dei carichi di lavoro: quante volte nelle aziende persone sovraccariche di pratiche siedono accanto a dipendenti i cui ritmi di lavoro consentono molte pause, fra sigarette e caffè…
• Duplicazione e sovrapposizione di ruoli, con tutta la confusione e l’inefficienza che ne deriva.
• Frustrazione. A tutti i livelli, sia da parte di chi non capisce cosa fanno i propri dipendenti che da parte del dipendente stesso, che si rende conto che ciò che fa non viene riconosciuto.
• Incapacità di definire in modo razionale eventuali necessità di nuovo personale.

Tutte cose di cui, scommetto, fareste molto volentieri a meno. Anche per questo tipo di problema vedremo, però, come intervenire nell’articolo dedicato all’analisi dei ruoli.

“Come trovo le persone giuste?”

Come già detto parlando di dipendenti inadeguati, la scommessa non è trovare la persona giusta in senso assoluto, ma trovare la persona nel posto giusto.

Il processo di selezione non è sempre facile, dato che in pochi minuti bisogna valutare una persona nelle sue mille caratteristiche – dalle competenze all’attitudine al lavoro di squadra.
Ogni processo di selezione e assunzione potrebbe risolversi in un acquisto top per l’azienda, ma anche in un flop.
Per svolgere determinate mansioni occorre un bagaglio di competenze tecniche specifiche, unite all’esperienza e a una naturale predisposizione per quel tipo di ruolo.

Non è facile valutare tutto questo, individuare la persona più adatta a ricoprire determinate mansioni e favorire una migliore efficacia del processo produttivo in un ambiente aziendale.

Può capitare, invece, di utilizzare criteri troppo soggettivi e personali – come, ad esempio, lasciarsi impressionare da un candidato che ci sembra somigliarci per carattere, o che risulta semplicemente più simpatico.

Sono trappole psicologiche che i selezionatori di professione conoscono molto bene.

Tutto ciò che c’è prima del colloquio vero e proprio è molto importante, e non parliamo solo della scrematura dei CV.
Andando ancora indietro, occorre una corretta e approfondita analisi del ruolo che il dipendente andrà a ricoprire e delle mansioni che andrà a svolgere.

Il successo di un processo di selezione è molto importante ai fini del raggiungimento dei risultati aziendali.

La nuova risorsa dovrà essere inserita (di solito) in un team di lavoro e, per suo tramite, nell’azienda.
Sarà quindi fondamentale avere un quadro chiaro dell’organigramma aziendale e dunque sul ruolo che ogni singolo dipendente andrà a ricoprire, non solo con riferimento alla situazione attuale, ma con lo sguardo rivolto anche alle evoluzioni future dell’azienda.

Nell’articolo dedicato a questo tema comprenderemo quanto risulta importante il supporto nel processo di selezione.

“Formare e aggiornare i dipendenti costa troppo!”

Sì, è vero. Formare e aggiornare i propri dipendenti costa, soprattutto se parliamo di una formazione di qualità. Ma ha anche molti vantaggi, e in certi casi risulta addirittura essenziale.

In ogni azienda è fondamentale essere sempre aggiornati sulle nuove soluzioni e opportunità che il mercato offre.
Questa necessità può variare nei settori specifici: dal settore della tecnologia fino al diritto con l’aggiornamento delle nuove norme.

Ma i vantaggi ci sono sempre.

Ad esempio, per un’azienda avere dipendenti sempre aggiornati vuol dire avere personale in grado di:

• Essere capaci di utilizzare sempre le nuove tecnologie di ultima generazione
• Parlare bene una lingua straniera per aumentare le possibilità di aprirsi al mercato internazionale
• Conoscere sempre le ultime normative del settore in cui l’azienda opera

Quando si verificano nuove assunzioni di solito si ricerca personale con le specifiche abilità richieste, in grado di colmare lacune che ci sono dentro l’azienda: ad esempio, si richiede che i nuovi assunti parlino bene l’inglese, così da poter sopperire alle mancanze dei dipendenti storici.
Ma nella maggior parte dei casi, la necessità è di avere anche i vecchi dipendenti in possesso di certe skills – sono insomma necessari corsi di formazione e aggiornamento costante.

Anche se la Formazione di qualità costa molto, però, esistono numerose possibilità di avere ottimi corsi gratuiti per i dipendenti.
Scopriremo nell’articolo di approfondimento come ottenere finanziamenti a fondo perduto per la formazione di qualità.

“Come far lavorare bene e insieme le persone?”

In ogni azienda che desideri ottenere i migliori risultati e una maggior efficienza produttiva è fondamentale una buona gestione del personale da parte del gruppo dirigente (o del singolo imprenditore).
E, anche se non è piacevole, la “buona gestione” implica che il responsabile si troverà inevitabilmente a gestire i conflitti che si creano dentro al gruppo.

In un’epoca in cui molti dei compiti e delle mansioni ripetitive (quelle che, potenzialmente, danno meno occasioni di interazione e anche di conflitto…) sono sempre più affidate alle macchine, il tasso di litigiosità nei rapporti lavorativi sembra aumentare.
Visioni diverse, caratteri diversi, attitudini errate da parte dei singoli possono far scoppiare un conflitto.

La cattiva organizzazione o l’assenza di politiche di team building possono invece moltiplicare i conflitti potenziali, con effetti nefasti sulla produttività aziendale e sul clima che si respira ogni giorno sul luogo di lavoro.

Ecco perché è importante lavorare, al contrario, sui dipendenti in modo da allenarli a un confronto produttivo e al lavoro di squadra anziché al conflitto e al tentativo di imporsi fra pari.

Perché lavorare in gruppo è fondamentale sia per i dipendenti che per i dirigenti?

La capacità di lavorare in gruppo è in parte un tratto caratteriale dovuto alla capacità di adattamento del soggetto, ma è (e soprattutto può diventare) anche una competenza appresa con il tempo, attraverso l’esperienza lavorativa.
Lavorare in un team con obbiettivi prefissati a raggiungere uno scopo, può educare e abituare le persone a migliorare i rapporti interpersonali e insegnare a lavorare in un gruppo: Dare/Avere. Questo è molto importante per tutti i dipendenti, ma risulta fondamentale anche per i gruppo dirigente che dovrà disegnare le strategie di lavoro e produzione.

Nell’articolo di approfondimento scopriremo come costruire una strategia vincente grazie al team building.

“I miei dipendenti non si impegnano!”

Una delle problematiche più comuni che gli imprenditori lamentano è dovuta allo scarso interesse da parte dei dipendenti e, di conseguenza, una generica ma forte inefficienza sul luogo di lavoro.
Come abbiamo visto i problemi possono essere tanti, ma quando si parla di “impegno” molto spesso si parla anche di senso di appartenenza. Quel sentire l’azienda come fosse un po’ una famiglia, in un certo senso.

Un’azienda è come una grande famiglia. O, anche senza voler fare paragoni di questo tipo, è un “gruppo sociale” molto importante, quello nel quale ogni dipendente vive per un determinato periodo di tempo in continua relazione con altre persone.
Una realtà nella quale dovrà lavorare, comunicare, confrontarsi e produrre.

In questa complessità, il modo in cui si riesce a vivere il gruppo determina in modo fondamentale l’approccio al lavoro. Ecco perché è molto importante da parte del gruppo dirigente riuscire ad educare il dipendente e gestirlo nel migliore dei modi rispetto alle sue competenze.

Un po’ tutto quello che abbiamo ricordato nei punti precedenti aiuta, se ben implementato, a migliorare il rendimento del dipendente. Formazione, motivazione, un adeguato sistema di ricompense, una buona gestione delle comunicazioni, l’individuazione di un ruolo adatto e molto altro possono cambiare in modo radicale il rendimento dei dipendenti e, di conseguenza, i risultati della tua azienda.

Nell’articolo correlato viene infatti approfondito il processo fondamentale di delega.

In conclusione…

Ti invitiamo a leggere gli altri articoli di approfondimento che stiamo pubblicando su questo sito.
Troverai spunti interessanti anche nella sezione dedicata alle Case History, che ti aiuteranno anche a capire in cosa B&P può aiutarti a risolvere i tuoi problemi relativi alla gestione aziendale.