Come scegliere l’organizzazione più adatta alla tua azienda

La cultura del lavoro nel mondo è cambiata molto nel tempo:

E, oltre a questo, sono le aziende stesse che, nel corso della loro vita, cambiano. Capire come ci aiuta molto nel trovare per ciascuna di esse un modello di organizzazione funzionale, efficiente; il punto di partenza per questa analisi sono le quattro fasi individuate da Greiner.

Il modello che calza alla perfezione per un’impresa potrebbe infatti non essere adatto alle caratteristiche di un’altra per una serie di motivi: il modello di business, le persone che ci lavorano, gli obiettivi dell’imprenditore, la cultura che circola al suo interno.

Tuttavia, tutte le imprese si ritrovano di fatto a vivere, per periodi che possono avere durate diverse, sempre 4 fasi tipiche, che possiamo riconoscere facilmente.

Tra una fase e l’altra troviamo una forte discontinuità. Anche per questo è opportuno che le imprese definiscano la loro forma organizzativa migliore in relazione al momento che stanno vivendo.
Ma come si fa a decidere qual è la forma organizzativa più adatta per la nostra organizzazione?

Per evidenziare queste quattro fasi facciamo ricorso alle scoperte di Greiner e al suo diagramma. Vediamo adesso come costruirlo.

Sull’asse delle X segniamo la linea del tempo e in quella delle Y la linea della dimensione aziendale, che solitamente cresce con il passare del tempo.

E adesso, via via che il tempo passa e l’azienda cresce, vediamo come evolvono le nostre quattro fasi (o stadi di crescita)

Cominciamo dalla prima.

1. STADIO IMPRENDITORIALE

   

L’azienda è appena nata, probabilmente grazie all’idea forte di un imprenditore che è riuscito a individuare correttamente il bisogno di un gruppo di clienti, che soddisfa con un prodotto o un servizio perfetto.

È il momento del lancio dell’impresa: il fondatore mette tutta la sua energia ed il suo tempo a dare forma al progetto, richiedendo dalle persone di cui si è circondato la fiducia necessaria ad eseguire esattamente i compiti che assegna, rinunciando in questa fase a dare spazio ai consigli.

L’obiettivo è quello di far decollare l’azienda, in tempi brevi.

IL MODELLO ORGANIZZATIVO PIÙ INDICATO IN QUESTA FASE È LA STRUTTURA ELEMENTARE.

In questa fase, tutto il potere decisionale è in capo all’imprenditore. Le varie cariche si combinano in lui e da lui dipendono tutte le persone. Caratteristiche di questa fase sono:

• La presenza di due soli livelli gerarchici: imprenditore al di sopra di tutti e persone operative poste tutte sul medesimo livello: organi di linea
• La gestione del personale soggettiva, informale ed implicita
• L’assenza di specializzazione funzionale
• Le comunicazioni aziendali informali e frequenti

VANTAGGI: Consente rapidità nelle decisioni

SVANTAGGI:

• L’organizzazione non è flessibile
• La perdita di alcune persone potrebbe mettere in crisi l’intero sistema
• Difficoltà di coordinamento

Ma il tempo passa, e l’azienda continua a crescere… vediamo cosa succede quando l’azienda, passata la fase di lancio, aumenta di dimensioni.

2. STADIO DELLA COLLETTIVITÀ

Questa è la fase in cui l’azienda è decollata. Con l’aumento delle dimensioni incrementa anche la complessità e il numero di attività e processi da realizzare.

Sono finiti i tempi dove tutto si condivideva e gestiva insieme: le dimensioni aumentano e con loro anche la necessità che al pensiero dell’imprenditore faccia seguito una direzione che sia chiara e condivisibile.

• L’imprenditore comincia gradualmente (o dovrebbe cominciare) a DELEGARE, individuando delle figure intermedie cui affidare il coordinamento di specifiche funzioni.
• Agli obiettivi di corretta esecuzione occorre sostituire degli obiettivi di RISULTATO.
• Compito dell’imprenditore in questa fase è quello di dare priorità alla soluzione, più che alle modalità con cui ci si arriva; un passaggio non sempre facile, per chi era abituato ad avere un controllo diretto su tutto.

IL MODELLO ORGANIZZATIVO PIÙ INDICATO È LA  STRUTTURA FUNZIONALE

La struttura funzionale è caratterizzata da:

• Presenza di organi direttivi di primo livello specializzati per “funzioni”
• Presenza di servizi specialistici di staff
• Nascita dei primi conflitti interfunzionali: necessità di strumenti di integrazione

VANTAGGI:

• CERCA DI INTEGRARE LE COMPETENZE SPECIALISTICHE E QUELLE OPERATIVE
• RENDE DISPONIBILE IL CONTRIBUTO DELLA CONOSCENZA DEGLI ESPERTI NELLE DIVERSE FUNZIONI
• VI SI RISCONTRA UNA MAGGIORE VARIETÀ DI JOB E DI RESPONSABILITÀ

SVANTAGGI:

• DA’ LUOGO A DIFFICILI RAPPORTI TRA GLI SPECIALISTI DI STAFF E GLI ORGANI OPERATIVI
• GLI SPECIALISTI DI STAFF POSSONO ESSER POCO EFFICIENTI PER LA MANCANZA DI AUTORITÀ NEL FAR APPLICARE I LORO SUGGERIMENTI
• GLI ORGANI OPERATIVI POSSONO RISENTIRSI DELL’ATTIVITÀ DEGLI SPECIALISTI DI STAFF, perché IL PRESTIGIO E L’INFLUENZA DEI PRIMI POSSONO DIMINUIRE PER LA PRESENZA DEI SECONDI

Le linee decisionali necessitano di fare molta strada per passare da un livello operativo a un altro…

3. STADIO DELLA FORMALIZZAZIONE (GRANDI DIMENSIONI, MOLTE PERSONE COINVOLTE)

Le dimensioni dell’azienda aumentano ancora e la semplice delega ai diversi responsabili non basta più. Queste sono le condizioni in cui, normalmente, l’azienda mette in atto dei sistemi di controllo perché, dovendo controllare molti processi e molte persone, vuole capire se la sua organizzazione sta funzionando nel modo giusto.

Tipicamente in questo periodo arriva la certificazione del sistema qualità secondo la ISO 9001.

I sistemi interni purtroppo aumentano la complessità generale e anche le funzioni di staff. La burocrazia eccessiva rischia di prendere il sopravvento, generando un irrigidimento dei processi a scapito della capacità dell’azienda di essere agile nel reagire al mutamento delle condizioni ambientali o dell’operatività interna.

In questa fase la struttura funzionale continua ad esprimere tutta la sua validità, ma il rischio della burocratizzazione eccessiva è dietro l’angolo. Proprio per questo non è raro assistere alla divisione dell’azienda in reparti o vere e proprie divisioni aziendali dotate di autonomia; si tratta infatti di una possibile soluzione di breve periodo ai problemi che la nuova organizzazione comporta.

Nasce, in altre parole, la STRUTTURA DIVISIONALE.

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Tuttavia, l’obiettivo di mantenere un mentalità snella, capace di reazioni rapide ai mutamenti del mercato, è sempre più difficile da ottenere e conservare quanto più le dimensioni crescono.

Ecco perché le aziende che crescono ancora si trovano di fronte a un nuovo stadio, a cui dovrà corrispondere una struttura organizzativa diversa.

4. STADIO DELL’ELABORAZIONE

Le aziende che si trovano a poter affrontare lo stadio dell’elaborazione sono di solito aziende di GRANDI DIMENSIONI e DI LUNGA DURATA.

Condizioni perfette per un irrigidimento dei processi organizzativi, che può però rivelarsi fatale. Ma come evitare questo rischio?

Il consiglio che Bezos dette ai suoi azionisti nel 2017 fu di non farsi condizionare dai processi, ma di ricordarsi che è sempre il valore per il cliente ciò che deve guidare l’azione.

Se i sistemi prendono il sopravvento, è possibile che l’azienda si dimentichi di domandarsi a cosa servono.

È questo il momento in cui le imprese si trovano di fronte alla necessità di rivitalizzare l’azione con la promozione di ambienti lavorativi in cui l’innovazione possa avere luogo: ovvero piccoli team, ben strutturati, a cui dare anche la capacità di ripensare il modello.

 

Il lavoro in piccoli team è una filosofia che, attraverso l’adozione di tecniche di project management e l’istituzione di gruppi trasversali, può portare alla rivitalizzazione di un’azienda che soffre per uno scollamento tra la sua rigidità eccessiva e le necessità della propria clientela.

In un mondo caratterizzato da cambiamenti importanti e improvvisi che impongono forte elasticità e capacità di cambiamento, conservare una mentalità da piccola impresa, da “day one”, è fondamentale per tutte le aziende.

L’esito di un lavoro attento di revisione dei modelli organizzativi è il successo dell’impresa nel tempo.
Per ottenerlo, illudersi di non cambiare mai non è il consiglio che ci sentiamo di dare.