Il budget aziendale oggi: declinare pianificazione e controllo in un contesto complesso

“Ma come si fa a fare previsioni in questi anni? A stento so cosa accadrà il mese prossimo”

“Passo le mie giornate a risolvere problemi. Mi manca anche di occuparmi dell’amministrazione”

“In questa azienda non si sa mai di chi è la responsabilità”

Queste sono alcune delle domande o affermazioni che spesso sentiamo dai nostri clienti e, in generale, da chi lavora a vario titolo all’interno di PMI.

Se anche tu senti risuonare queste parole, forse leggere questo articolo sul budget potrà esserti utile.

Il budget: cos’è (e cosa non è)

Come sempre, meglio partire dalle basi e chiarire di cosa parliamo quando l’argomento in ballo è il budget:

• Il budget non è un insieme di previsioni, ma un sistema di programmi e di obiettivi
• Il budget non è un processo amministrativo ma un processo organizzativo
• Il budget non è un insieme di numeri, ma un sistema di responsabilità

Perché nelle PMI vale la pena di fare il budget (oggi più di ieri)

Il nostro è un tempo caratterizzato da cambiamenti rapidi e spesso imprevedibili, ma questo non svuota il significato e il senso di fare il budget. Anzi, ne determina l’utilità e l’urgenza perché:

• costringe la direzione a riflettere ed a confrontarsi sulla gestione dell’azienda e le modalità con cui condurla.

• obbliga a trasformare i pensieri in obiettivi. Uno per tutti, il punto di pareggio: quale azienda non vuole conoscere qual è il fatturato da raggiungere per garantirsi di aver coperto i costi fissi?

• richiede di valutare se la struttura organizzativa, fatta di persone, processi, impianti, eccetera, sia coerente a perseguire quegli obiettivi.

• coinvolge i responsabili operativi nella definizione degli obiettivi, li responsabilizza e li rende partecipi delle decisioni

• costringe a definire le condizioni di efficacia e di efficienza con le quali si dovrà svolgere la gestione.

Se ancora queste motivazioni non sono sufficienti e hai dubbi sulla necessità di (re)introdurre il processo di budget anche nella tua azienda, converrai che alcune certezze sull’anno prossimo le hai, magari sono le meno gradite, ma è su queste che puoi e devi basare i pensieri e le azioni tue e del tuo team:

• Sai già che avrai una quota di costi fissi da coprire e da pagare ogni mese, anzi ogni giorno e che questi costi sono abbastanza indipendenti dal volume di lavoro. Li puoi già calcolare e questi anche prevedere!
• Sai che per ottenere la produzione necessaria alle vendite ogni mese dovrai impiegare il più possibile le ore di personale produttivo e di macchinari che hai a disposizione. Puoi quindi determinare già la capacità produttiva totale e quella disponibile.
• Sai già che non tutte le offerte che farai andranno a buon fine, per questo è utile decidere prima quante ne dovrai fare per assicurarti gli ordini necessari ad alimentare la macchina. Il budget dei ricavi lo avrai di sicuro, meglio sapere anche quante offerte fare ogni mese per arrivarci.
• Se sai già quante offerte fare, allora sai già anche se persone e processi del tuo commerciale sono pronti a ottenere i volumi di ordini. Devi assumere qualcuno? Sai quanto fatturato in più devi fare per coprire i nuovi costi?

Da dove partire per fare il budget

Il calendario e le attività necessarie per la realizzazione del budget, in estrema sintesi e nella versione più generale ed estendibile possibile, sono i seguenti:

Ottobre

1. Riclassificazione del bilancio al 30.09
2. Analisi della gestione con i vari referenti amministrativi ed operativi: commerciale, acquisti, produzione, …
3. Realizzazione del bilancio preventivo di chiusura dell’anno
4. Sulla base del forecast predisposizione delle schede di budget
5. Creazione del comitato di budget con tutti i referenti amministrativi e della gestione (vendite, acquisti, produzione, spese generali,…)

Novembre

1. Condivisione delle schede con i referenti operativi
2. Compilazione delle schede di budget (ricavi e costi) con relativa mensilizzazione

Dicembre

1. Raccolta delle schede e creazione del conto economico prospettico di budget e degli obiettivi per ciascuna gestione
2. Discussione collegiale ed individuazione delle linee di attuazione del budget
3. Valutazione dei necessari cambiamenti organizzativi (persone, impianti, azioni di mercato, ….) e dei connessi nuovi impegni finanziari ed operativi
4. Ufficializzazione degli obiettivi finali, mensilizzazione degli stessi e creazione del cruscotto di controllo di indicatori
5. Definizione del calendario di controllo annuale ed assegnazione delle responsabilità operative

Speriamo che questo articolo ti sia utile per raddrizzare il tiro. Per il budget del prossimo anno sei in calcio d’angolo, ma per strutturare un processo di pianificazione e controllo permanente ed efficace non è (quasi) mai troppo tardi.

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