“Sai quell’azienda che imbottiglia acque minerali? Ha appena installato un gestionale ganzissimo! Non stampano più niente, hanno l’RFID per la tracciatura dei lotti e risparmiano un sacco di soldi”
“Ma io faccio scarpe…”
“Maddai, ti presento quello che gliel’ha venduto!”
“Quanto tempo mi ci vuole?”
“Viene lui, ti fa una demo di mezz’ora, non di più, e poi decidi”
E’ possibile che ad una conversazione del genere si sia preso parte in prima persona.
Di certo sappiamo che quando si parla di software selection un brivido scorre sulla schiena di chi ha provato a immaginare di scegliere o cambiare il gestionale per la propria azienda.
Si tratta in effetti di una decisione molto importante, che può significare per l’impresa il successo ma anche, se mal gestita, un rischio importante di rallentamento dei processi se non di blocco totale delle attività.
Quello che tutti fanno è fidarsi di chi si conosce: che sia il consulente informatico di fiducia, il commercialista o il collega, imprenditore ma anche no.
Ci si rivolge a chi, magari per sentito dire, quasi mai per esperienza diretta, ha avuto conoscenza di un’attività che viene generalmente sottovalutata, a favore di criteri di scelta basati sull’intuito e a discapito di una vera progettazione.
Eppure assicurare la disponibilità di un prodotto e di un’assistenza in grado di soddisfare le esigenze di gestione deve essere un obiettivo primario di chi ha a cuore l’efficienza ed il successo della propria impresa.
Le fasi in cui si articola la scelta di un software gestionale sono 7:
1 – Analisi iniziale:
Insieme all’imprenditore, si disegna la struttura organizzativa aziendale, la mappa dei processi operativi e le informazioni in ingresso ed uscita di processi e sottoprocessi
2 – Definizione dei requisiti
Ogni azienda ha esigenze e possibilità di gestione che sono collegate all’assetto organizzativo, alle caratteristiche dei processi, alle competenze ed informazioni possedute ed al mercato di riferimento. I requisiti del sistema sono ciò che il gestionale prescelto dovrà assicurare di fare o di consentire di fare all’imprenditore ed ai soggetti insieme a lui coinvolti nella gestione.
3 – Disegno applicativo
Qui si crea l’identikit del sistema che stiamo cercando: una vera e propria check-list che useremo per cercare e valutare i candidati alla scelta.
4 – Selezione del software
La ricerca avviene sulla base del disegno applicativo realizzato, con il quale si procede a individuare i prodotti che più si avvicinano e rispettano i requisiti indispensabili ed accessori che stiamo cercando di assicurare al gestionale.
5 – Scelta del fornitore
Qui risiede la chiave del successo della scelta. Se vuoi assicurare che il prodotto sia non solo adatto ma funzionale, devi assicurare che l’implementazione sia fatta da qualcuno che sia in grado di assicurarti la tipologia e la qualità di supporto di cui hai bisogno.
6 – Piano di lavoro
Una volta scelta la soluzione migliore, è necessario pianificare le attività di implementazione così da coinvolgere tutta l’azienda in un lavoro che non è di breve respiro.