analisi ruoli

09 Gen 2018
4 problemi in azienda che nascono da una pessima organizzazione

Un’azienda è una realtà complessa fatta di relazioni, gerarchie, ruoli e persone.

L’organizzazione formale, quando definita, convive con l’organizzazione informale, che riesce spesso a prendere il sopravvento quando la prima non riesce ad essere sufficientemente efficiente,

I motivi di questa deriva nella gestione dei dipendenti possono essere molti.

Capita che alcuni dipendenti vedano, nel tempo, crescere il carico di lavoro in modo eccessivo per normali dinamiche di mercato, o al contrario lo vedano diminuire per i motivi più svariati (a volte basta un software più efficiente).

Oppure, può succedere che le mansioni vengano assegnate a determinate risorse in momenti particolari, di emergenza, ma che poi le decisioni prese per eventi eccezionali non vengano più riviste.

C’è poi la tendenza ad assegnare all’ultimo assunto una serie di compiti pensati per alleggerire il lavoro dei colleghi. Se anche può sembrare una scelta corretta, nel tempo ci si ritrova ad avere dei ruoli aziendali ambigui, con una serie di incarichi che non hanno un legame logico fra di loro.

Oppure con persone responsabili di determinati processi, che non sono stati dotati delle risorse per svolgerli al meglio.

La casistica che porta a un’organizzazione irrazionale è molto ampia, ma la situazione peggiora quando fra i responsabili di reparto, il management e la struttura operativa dell’azienda non c’è la giusta circolazione di informazioni e i feedback negativi non riescono ad arrivare alle orecchie giuste (o, peggio ancora, vengono ignorati).

Ecco che, sommandosi problemi su problemi, in pochi anni ci si ritrova con una organizzazione formale non efficiente, che magari finisce per essere spesso disattesa ma comunque non riconosciuta dalle persone che la dovrebbero incarnare.

Nelle aziende dove troviamo questa situazione, le persone fanno riferimento all’organizzazione informale per l’orientamento dei propri comportamenti.

Questi di seguito sono 4 dei problemi più comuni che rivelano questo tipo di “dis-organizzazione“.

1. Dislivelli fra i carichi di lavoro

Avere persone sovraccariche e persone che hanno troppo tempo a disposizione, sedute magari fianco a fianco nello stesso ufficio, non è certo un buon modo per gestire il proprio personale.

Oltre all’ovvio malcontento, si rischia di generare risentimento, assenza di condivisione e di cooperazione sia fra i dipendenti che fra il management e il personale.

Se il trattamento di base è percepito come iniquo, non ci sarà azione di team building che tenga per creare il giusto spirito di squadra, quello che rende piacevole l’ambiente e più efficiente tutta l’organizzazione!

2. Duplicazione o sovrapposizione di ruoli

I diversi ruoli o le diverse mansioni che si sovrappongono sono un altro degli squilibri organizzativi in cui ci si può imbattere.

Così avremo processi più lenti, dubbi continui sulle responsabilità dei singoli anche in caso di problemi.

Inoltre si facilita la formazione di conflitti potenziali fra colleghi, che si metteranno a litigare su chi ha il diritto-dovere di prendere le decisioni, anziché collaborare.

I dipendenti che nutrono dubbi in merito all’effettivo ruolo da loro ricoperto manifesteranno, per di più, difficoltà nello svolgimento dei loro compiti e mansioni, con conseguente spreco di tempo e ritardo delle attività produttive.

Le conseguenze di una struttura organizzata in questo modo si ripercuotono inevitabilmente anche sull’imprenditore o in generale su colui che guida l’impresa.

3. Demotivazione nel management

Un’azienda disorganizzata è un’azienda dove il management non ha una prospettiva chiara e totale delle azioni dei propri dipendenti.

Se non si sa con precisione chi deve fare cosa, non è possibile svolgere con efficacia un’effettiva funzione di guida e di leadership all’interno del team.

In caso di problemi, poi, si noterà il brutto risultato ma non si sarà in gradi di capire chi o cosa lo ha generato, rendendo quindi impossibile prevenire l’insorgere dello stesso problema in futuro.

Agli occhi del dirigente, sono i dipendenti che “fanno casini” e non l’organizzazione che manca.

4. Incapacità di assumere decisioni sul futuro

Il management che opera in questo modo tenderà a incontrare difficoltà anche nel prendere decisioni in merito all’organizzazione futura delle proprie risorse. La poca chiarezza relativa alla struttura attuale dei suoi dipendenti lo porterà a chiedersi da cosa possano derivare tali difficoltà:

  • Derivano dalla scarsa formazione o da un’attitudine errata al lavoro da parte dei dipendenti?
  • Da un loro essere numericamente insufficienti?
  • Se servono nuove assunzioni, quale ruolo dovranno ricoprire le nuove risorse?
  • Quali saranno le rispettive mansioni?

Un management che non dispone di un’analisi dei ruoli ben definita non riuscirà a dare una risposta razionale a tali interrogativi. Andrà per sensazioni, tentativi, intuito, non di rado facendosi ingannare da simpatie personali e impressioni superficiali.

Quali soluzioni?

B&P offre ai propri clienti un concreto aiuto, svolgendo una duplice azione:

  • L’analisi dettagliata dei ruoli: potremo paragonare questa analisi a una fotografia della realtà attuale dell’impresa, delle Risorse che operano al suo interno e dei rispettivi ruoli e mansioni che sono chiamati a svolgere. Il documento di analisi permette al management di avere una prospettiva completa della realtà che deve guidare.
  • La successiva razionalizzazione dei ruoli: definendo in maniera dettagliata le Risorse presenti nell’organico, i ruoli che questi rivestono nell’impresa e le rispettive mansioni da svolgere, si possono eliminare i problemi e le inefficienze delle quali abbiamo precedentemente parlato.

Non solo, ma anche la ricerca di eventuale nuovo personale può portare a frutti migliori perché si ha ben chiaro quello di cui l’azienda ha bisogno.

Perché rivolgersi a B&P?

Ogni buon manager deve avere il controllo di ciò che avviene nella propria azienda; questo si traduce nell’avere un buona consapevolezza del ruolo delle persone che vi operano e dei processi informativi e produttivi.

Senza questa conoscenza di base, non è possibile organizzare l’azienda per il proprio futuro.

Noi di B&P eseguiamo interventi di ristrutturazione aziendale, comprendendo anche analisi dei ruoli e riorganizzazione dell’azienda.

Se pensi che anche la tua attività potrebbe migliorare ripensando i ruoli ed il suo funzionamento, contattaci e richiedi una prima consulenza di orientamento.

Luigi Pittalis
[email protected]

Laureato in Economia e Commercio nel 1992, dopo una breve esperienza in ambito pubblicitario si dedica alla consulenza aziendale in ambito gestionale e organizzativo. Nel 2004 fonda la Brogi & Pittalis. Ha progettato e condotto oltre 80 corsi su strategia e gestione d'impresa.